VIP BOX ÜGYVITELI RENDSZER

RÉSZLETES FUNKCIÓI

TERMÉK

A készletnyilvántartó termékeinek nyilvántartása, szerkesztése


  • korlátlan számú megnevezés és jellemző kapcsolása az integrált rendszer termékeihez, folyamatos karbantartási lehetőség,
  • képek kapcsolása a termékekhez,
  • engedélyszám, származási ország nyilvántartása,
  • azonnali készlet és mozgás napló megtekintés, mely a változásokat időrendi sorrendben rögzíti,
  • érvényesség és rendelhetőség jelölése,
  • árlistában szereplő termékek dinamikus meghatározása,
  • göngyöleg és gyűjtőáru kezelése,
  • differenciált megjegyzés kezelés: külön megjegyzés rögzíthető az értékesítők, beszerzők, stb. részére,
  • a termék kartonon végig követhető a termék teljes életútja.

 

Szűrési lehetőségek


  • a termékjellemzők (márka, típus, modell, anyag, szín, stb.)
  • termék megnevezések,
  • beszállító
  • gyártó,
  • termék állapot,
  • besorolás,
  • értékesítés módja,
  • állapot változás intervalluma,
  • akció időtartama,
  • a webáruházi megjelenés alapján is állíthatók be keresési szempontok.

 

Készlet minimum és maximum beállítása


  • Készletmennyiség és fogyás elemzésével a termékek minimum és maximum mennyiségének beállítása,
  • a készletfogyás elemzés során kalkulált eredményből egy megadott időszakra vetítve a minimum és maximum készlet értékeinek kalkulációja,
  • fogyási listában visszakereshető fogyási adatok, a keresési feltételek szűkítésével,
  • rendelhető minimum mennyiség megadása termékenként,
  • minimum / maximum készlet figyelése, a fogyási paraméterek figyelembevételével.

 

Árkalkuláció


  • A készletnyilvántartó termékeire egyenként vagy csoportosan kalkulált árak egy adott érvényességi dátummal
  • árfolyam megadása
  • a táblázatban szereplő termékek és árak Excel-be importálhatósága,
  • termékhez rendelt korlátlan időre szóló, vagy adott intervallumban érvényes eladási ár meghatározás,
  • partnerenkénti / termékenkénti / termék csoportonkénti / beszállítónkénti kedvezmények megadása,
  • kisker ár, nagyker ár és listaár alkalmazása,
  • értékcsökkentések kezelése.

 

Vonalkód kezelés


  • vonalkód rögzítése a termékekhez
  • saját vonalkód nyomtatása,
  • termék keresés vonalkód alapján.

 

ÜGYFÉL

Ügyfelek nyilvántartása és kezelése


A program számos lehetőséget biztosít az ügyfelek azok kapcsolódó adatainak nyilvántartására, mint például az adott cégnél dolgozó kollégák neveit, ügyintézők neveit, címeket, telefonszámokat, banki adatokat, a hozzájuk kapcsolódó fizetési módot, kedvezményeket, a velük bonyolított forgalmat, a hozzájuk kapcsolódó számlákat, ezeken kívül a megjegyzés rovatba még bármilyen számunkra fontos információt lejegyezhetünk.
Itt is számos szűrési feltétel szerint tudunk rákeresni egy adott ügyfélre állapot érvényessége, elintézettsége, referens, ügyintéző, név, cím, adószám, megjegyzés, irányítószám szerint.

 

  • Partner alapadatainak nyilvántartása – korlátlan cím, név, kapcsolat megadása.
  • Telefon / fax / e-mail rögzítése.
  • Alapértelmezett fizetési mód, vevői kedvezmény, szállítói árengedmény megadása.
  • Egyedi partner minősítési lehetőség.
  • Összetett kedvezményrendszer (márkánként, termék csoportonként vagy beszállítónként) alkalmazása.
  • Egyedi partner árak rögzítése.
  • Bizonylatok – számlák, egyenlegközlők, stb. – naplózása.
  • Forgalmi adatok lekérdezése.
  • Hitelkeret kezelés, tartozás figyelés.

 

MEGRENDELÉS

Beszerzés


A rendelési modul nyújt lehetőséget a rendelési javaslatok összeállítására (amikor a termékek fogyása vagy előrendelése alapján jön létre beszállítói rendelés), valamint a megrendelések teljes életciklusának végigkövetésére.
A rendszer már akkor felajánlja az előrendelésbe történő behelyezést, amikor pl. egy vevő megrendelést szeretne teljesíteni, de nincs elegendő az adott termékből.
A rendelési javaslatoknál ezekhez hozzáadhatók a fogyások alapján rendelésre váró termékek, majd az összes rendelésre javasolt termékből ajánlatkérések/megrendelések generálhatók.

 

  • Beszerzési rendelések összeállítása "back order” vagy fogyás alapján.
  • Beszerzési rendelések életének nyomon követése ajánlatkéréstől a számlák beérkezéséig.
  • Életciklus követés - ajánlatkérés, árajánlat, megrendelés, visszaigazolás, beszállítás, számla beérkezés.
  • Bizonylatok készítése - árajánlat kérések és megrendelések interaktív összeállítása és nyomtatása.
  • Előrendelés kezelés.
  • Termék beérkeztetéskor az előrendelések automatikus foglalása, előrendelt termékekről lista készítése. Az előrendelés változásról automatikus jelentés készítés.
  • Manuális előrendelés kezelés esetén a beérkező termékek kézi szétosztása, akár készletre helyezése.
  • Rendelések betöltése Excel formátumban.
  • Beszállítói árlisták betöltése Excel vagy dBase formátumban.
  • Árkalkuláció, ár érvényesítés.
  • Beszerzési, bekerülési és súlyozott átlagár számolása.

 

Értékesítés


Az értékesítési modullal lehet a termékeket közvetlenül értékesíteni, illetve szállítólevél alapján egyéb kiszállításokat indítani. A kiszállítási utasításra kiválasztott termékek - lévén a rendszer ON-LINE kezeli a raktárakat - azonnal foglalásra kerülnek a raktárban. A összeállított értékesítésekről lehet szállítólevelet készíteni, módosítani, bontani, visszanyitni, változtatni az aktuális mozgásnemen.
Amennyiben csak keresni szeretnénk egy bizonylatot, úgy itt is rengeteg szűrési szempontot megadhatunk gyakoribb és ritkább szűrési feltételekre osztva. A gyakoribb keresési feltételek között szerepelnek a partner neve, cikkszám, mozgásnem, szállítás kezdő dátuma, szállítás végső dátuma, számla állapota, nyomtatási állapot szerinti szűrések. Ritkábbak között találhatóak a kiszállítás, kiadás, rendezettség, felhasználó, szállítólevél típus, előrendelési állapot, számlaszám, iktató szám, ajánlat kód, megjegyzés rendszám, továbbá kereshetünk a bizonylat dátuma szerint, így például, árajánlat, szállítólevél, visszaigazolás, számla kezdő vagy végső dátuma, fizetési mód szerint.

 

  • Vevői ajánlatkérések és foglalások nyilvántartása.
  • Rendelésfelvétel és előrendelések kezelése.
  • Árajánlat és visszaigazolás bizonylatok nyomtatása.
  • Azonnali készlet adminisztráció.
  • Jelzés a minimum árrés alatti értékesítéskor.
  • Összetett kedvezmény rendszer – partnerre és/vagy termékre és/vagy termék csoportra és/vagy beszállítóra.
  • Fix és a meglévő kedvezményekhez hozzáadódó ún. additiív kedvezmények alkalmazása.
  • Visszáru kezelés, akár teljes szállítólevélre is.
  • Szállítólevelek bontása és összevonása.
  • Gyors raktári áttárolások indítása értékesítésből.
  • Értékesítés pénztárgéppel (blokk) vagy számlával.
  • Egy gombnyomásos gyorsszámlázás.
  • Számla rontás, sztornó számla készítés. Összevont számla kezelés – rész, vagy összevont számlázás.
  • Tartozás figyelés, hitelkeret kezelés.
  • Bizományosi értékesítés
  • Vevői kedvezmények kezelése vevőnként/termékenként.
  • Egyedi vevőnkénti árak alkalmazása.
  • Kiadás számlára / szállítólevélre
  • Azonnali raktár szinkronizálás

 

KÉSZLETEZÉS

Amennyiben azt az ügyviteli folyamatok igénylik, egy összetett raktári modul segítségével részletesen leképezhetők a raktárkezelési folyamatok, úgymint betárolás, kitárolás, kiszedés, átvétel. A raktárkezelés szorosan kapcsolódik a beszerzési és értékesítési modulokhoz, melyek raktári utasításokat generálva vezérlik a tevékenységet.

 

Raktárkezelés


Az készletnyilvántartás általános raktárkezelési funkciói mellett, a modul támogatja a selejtezés és leltározás, valamint az értékcsökkentés könnyű kezelhetőségét és elvégzi azok bizonylatolását is.

Speciális lekérdezési lehetőségeivel megkönnyíti a napi munkát és a raktár átláthatóságát. A vonalkód alapú ellenőrzési és leltározási funkciók segítik a precízebb és gyorsabb munkát.

A be- és kitárolási folyamatot intelligens vezérlés segíti - automatikus tárolóhely kijelölés forgási sebesség, és elérési zónák alapján - a megfelelő tárhely kiválasztásakor.

  • Több cég, több raktárának egyidejű nyilvántartása
  • Áruátvétel megrendelés vagy szállítólevél alapján.
  • Automatikus kiszedés vezérlés az elérési zónák segítségével.
  • Raktárkezelés vonalkód olvasó használatával.
  • Visszáru kezelés.

 

Leltár


  • Ellenőrzés tárterületre / raktárra, leltár teljes készletre.
  • Ellenőrző listák nyomtatása, leltárív készítés.
  • Eltérések lekérdezése.
  • Vonalkód alkalmazása leltározás során.

 

Lekérdezések, kimutatások


  • Elérhető, nem elérhető, foglalt készlet kezelés.
  • Raktári karton, rendelés alatt álló termékek, várható beérkezések kezelése.
  • Raktári termék lekérdezésen belül tárhely / termék kiválasztása.
  • Vevői forgalom – havonkénti / éves összehasonlítás.
  • Termék fogyás lekérdezése.
  • Napi, Időszaki forgalom kimutatás. Részletes összegzés készül egy adott időszak forgalmi adatairól.
  • Leosztott költségek megtekintése a kapcsolt számlák alapján.
  • Raktár számára kiadott feladatok táblázatba rendezése.

 

SZÁMLÁZÁS

Számlakezelés


Vevői számlák kiállítása történhet a készletnyilvántartó rendszerből, vagy akár önállóan is. Ugyanígy a szállítói költségszámlák generálhatók a beszerzési adatokból, vagy rögzíthetők önállóan, amennyiben nincs a számla mögött raktári mozgás.

Számla és bizonylat kezelés a számviteli törvény szerint.
  • Vevői és szállítói számlák készítése.
  • Egyéb bizonylatok rögzítése.
  • Lekérdezések a számlák minden adatára.
  • Számlák kijelölése utalásra.
  • Pénzügyi listák készítése, kinyomtatása.
  • Adat export excel, txt, dbase formátumban.
  • Kibocsátott számlák NAV adatexportja.

 

Pénztár és bank kezelés


A banki funkció nyújt segítséget az utalások menedzselésére. Segítségével az utalások betölthetők a banki fájlból, de rögzíthetők a banki értesítés alapján is. Lehetőséget nyújt a vevői és szállítói számlák összekapcsolására a banki utalásokkal. A többszörös összevezetés funkcióval több számla egyben is, illetve egy számla több részletben is kifizethető.

Speciális műveletként végrehajtható a pénzeszközök közti átvezetés, mely a bankból pénztárba, illetve pénztárból bankba irányuló pénzmozgások adminisztrációját segíti. Hasonló funkció a kompenzálás, mely a pénzmozgás nélkül kiegyenlített számlák összevezetését végzi.

A pénztári funkció a pénztári be- és kifizetéseket kezeli. A be- és kifizetések történhetnek belső bizonylat alapján, bizonylat nélkül, illetve készpénzes számlák alapján. Ez utóbbi esetén lehetőség van készpénzes számla azonnali kiállítására. A pénztár zárás tetszőleges időszakonként elvégezhető.

Banki nyilvántartás és pénztár vezetés.
  • Banki utalások rögzítése/betöltése.
  • Pénztári be- és kifizetések kezelése.
  • Számla és bank/pénztár összevezetése.
  • Kötelezettségek kijelölése utalásra.
Egyéb pénzügyi funkciók.
  • Kompenzáció kezelése.
  • Pénzügyi listák nyomtatása.
  • Egyenlegközlő, fizetési felszólítás nyomtatása.
  • Késedelmi kamatközlő levél készítése.